应付内部审计时的注意事项

　　1、问什么回答什么，要什么就给什么。

 

　　不要把一大堆相干的、不相干的都全盘托出来。也不要对自己不清楚的事情，尤其是不是你的工作领域的事情，轻易地说出你的主观判断。因为内审人员的思路很缜密，在你不经意的说出什么话时，他们会很容易捕捉敏感信息。我们公司有个员工审计人员要一个简单的合同，她却把一整个文件夹都拿来了，而且目录写得还清清楚楚。审计人员一下子从目录里找出“非正常损失的原材料清单”，这下揪住这个问题不放了，害得整个仓库和采购人员拿出N个文件证明，这个是已经处理妥当，并经过内部和专业机构评估之后的东东。

　　2、通常他们的态度都很和蔼，看起来很亲切。

 

　　但是千万不要麻痹大意，一定要有职业的警惕性。我们集团的另外一个公司有个例子是，审计人员在会议室跟一个员工面谈，很不经意地问了一句：你们的投影仪看起来不错，是什么牌子呀？多少钱呀？面谈人员很骄傲地说：佳能的，2万多块呢。审计人员紧接着问：那么应该算是固定资产吧？为什么没有固定资产标签呢？仅此一项，他们就在审计报告里写道：该公司的固定资产的实物管理存在漏洞。

 

　　3、通常内审人员经过很严格的培训（至少我们集团是），所以你对他们多热情，也不会影响他们的专业判断，所以只要做到不卑不亢就好。

 

　　也是我们一个兄弟公司的例子，审计人员看着一个座位上的电脑，很随意地问了一句：我能用一下这个电脑吗？他们的人员热情地说：当然。审计问道：你知道他的密码吗？这位老兄立刻回答道：XXXX！——审计报告上赫然写道：该公司员工共享密码，对信息的安全保护不够！这样的例子很多，如，有些公司的门卫对平时的出入人员管理很严格，但是一看是总部来的人就免去很多必要的手续，搞不好弄个安全管理工作不严谨的大帽。

 

　　4、要学会控制时间。

 

　　如果有个问题比较重要，而你又确信你的回答能够经得起考验，那么你可以就这个问题多发挥，这样可以把审计人员的时间占用起来，没有多余时间来纠缠其他的问题。这样做得另一个好处是，他下次问你的时候，不能太小看你的专业技能。因为审计人员通常经过一段时间的面谈，对整个的控制环境会有一个心理上评估的，所以他对你的专业技能有一定的信任，那么对控制环境也是自然产生信赖感的。

 

　　5、不要撒谎，不要作假。

 

　　不知道其他公司是怎么样，在我们公司是一旦发现有人为了应付审计撒谎或作假，整个组织的评价就是审计不通过，CEO要下课的。但是在对方没有问到时，你可以不说出对你不太有利的一些东西。我们的一个兄弟公司，审计人员对原材料、产成品、不良品、危险品仓库进行了检查，结果非常满意。审计人员说：你们这么多的仓库管理得这么好，难得呀！得意忘形的仓库主管来一句：我们还有包装品库呢！厂长想要拦住，但是已经晚了。审计人员一看，包装品库跟垃圾堆一样，什么报废的固定资产、退回来的货物、宣传资料等等堆得跟小山一样——结果可想而知。

 

　　6、每个部门、每个员工都应该有清楚的书面的工作责任（Responsibility）和工作描述（JobDescription）并经你的上一级领导批准——这通常是对方跟你面谈的首要话题。

 

　　即首先要清楚地知道你的工作职责是什么，在职责范围内你工作的重点是什么，什么事你每天的工作，什么是你每月做得工作，你是如何实施你的控制的等等。而且你的上一级的领导是否已经清楚地知道你的工作职责并给予了适当的指导或更改，这是很关键的。如果你连自己的职责都说不清楚，那么审计人员对你乃至你的部门评价将是很糟糕的。有些人说：我没有写出来并不代表我不知道——这是错误的：书面写出来的东西和你脑子里想的东西往往是有很多差别的。

 

　　7、明显无法掩盖的失误或错误，你最好是痛快地承认。

 

　　把重点放在你所采取的补救措施和预防措施上，而不是对事实本身没完没了地进行争辩。我们公司一个很重要的产品在几年前进行了配方变更，但是按照总部的规定，这种事项必须是事前得到总部的授权，并确认不影响产品的质量的前提下方可进行的。审计部门对此事很重视，并要求提供相关的证据。我们的相关管理人员没完没了地跟对方争辩，什么中国的原材料特性同国外不同、空气质量和湿度条件不同、政府的监管不同、产品质量并没有下降等等理由。但是对方关心的是不是就这一个事情本身，而是处理类似问题的一个流程、预防潜在风险的机制，所以这一条被列为高风险的因素。

 

　　8、不要把对方的观点反驳的一无是处。

 

　　我们公司的审计流程是：先发过来审计范围和日程→指定公司的对审计窗口→审计前的各种前期资料发送→就前期资料在电话、E-Mail沟通→到达现场，并进行一个审计介绍会→按照事前商定的日程，同各部门负责人进行面谈→随机挑选各部门员工面谈→→核对不同的部门、职位的人员对同样一件事情的描述有无差别→重点的控制领域相关联的文件→对初步的审计结果跟管理层进行沟通→管理层对审计事实的注解→对最终审计报告→审计委员会对审计报告的评价→根据审计报告的跟踪调查。

 

　　其中最关键是一个环节是同审计人员讨论审计初稿的时候，他们会把看到的事实在审计报告里写明，并同你沟通。这个时候，不要对每一件事情都要跟他们争论。你要把审计报告中，明显对公司整体有重大影响的不利点进行争辩，并尽量说服对方把措辞改成比较温和一点；而对于无关大局的事情，就不要太寸土必争。因为对方也是有自尊心的，你把他们的每一条意见全部反驳了，他们肯定不会接受的。而且沟通时，分配好每个人的角色，即有些人比较强硬一点，有些人比较温和一点，有些人稍微和稀泥一点——这样轮番轰炸——也许有人很强硬，对方不接受；但是另外一人温和一点地说：我同意你陈述的事实，但是我觉得你只说出了部分事实，那么能不能在这个事实上加一点背景的介绍和另外一些证明我们努力了的事实？——这样的请求，通常对方很难拒绝的。我感觉我们中国区没有通过的原因之一就是，我们的管理层比较傲慢，对他们观察到的事实表示很不屑——居然教老外如何写英文！

 

　　哎，说一千道一万我们还是没有通过审计，以后的日子有的受了！只要审计没有通过，该单位会被列为全球CEO重点“关心”单位，需要定期汇报整改事项。具体到我们这里是一个星期为单位，做一个改善的报告，并层层上报，更要命的是大家都变得小心翼翼的，一切东西都要书面文件——企业官僚主义文化就是这么诞生的。

 

　　我最担心的是，大家今后的工作重点不是如何把业务做好，而是如何让内部审计通过——这是舍本逐末的行为，可是大家都为了保住自己的饭碗，只好不出头了。